Administratiekantoren kunnen verschillende taken overnemen zoals de boekhouding en financiële administratie. In dit artikel lees je alles over het laten registreren van debiteurenbeheer bij een administratiekantoor.
Wat is debiteurenbeheer precies?
In het debiteurenbeheer wordt overzichtelijk gemaakt wat voor bedragen je als ondernemer nog tegoed hebt van je klanten. Met deze registratie wordt de balans opgemaakt en geregistreerd welke facturen er nog betaald moeten worden door de debiteur.
Een debiteur is een klant die in feite een tijdelijke lening bij je heeft omdat hij de rekening nog niet heeft betaald, maar al wel de factuur heeft ontvangen.
Waarom is je debiteurenbeheer zo’n belangrijk onderdeel van ondernemerschap?
Het debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie voor ondernemers omdat debiteuren je inkomsten, winst en omzet direct beïnvloeden. Daarbij weet je zelf met een goede administratie van je debiteuren ook precies hoe de betaalstatus is van je klanten.
Het geeft je een realistisch overzicht over al je verstuurde facturen en of deze nog open staan of al zijn betaald. Je kunt hiermee ook in een keer zien of de betalingstermijn al is verstreken, en besluiten om zelf een herinnering te sturen of dit indien er na dertig dagen nog niet is gebeurd over te laten aan een incassobureau.
Vertraging en wanbetalers
Het komt helaas regelmatig voor dat klanten facturen veel te laat of helemaal niet betalen. Wanneer je je debiteuren niet regelmatig bijhoudt kan het voorkomen dat je dit in sommige gevallen niet direct opmerkt.
Zo loop je dus inkomsten mis, of worden je inkomsten in ieder geval vaak zwaar vertraagd terwijl je het geld feitelijk al wel hebt verdient en er hard voor hebt gewerkt. Je kunt daarom je debiteurenbeheer het beste up to date houden en hier bijvoorbeeld maandelijks aandacht aan besteden.
Zo kun je zogenaamde ‘dubieuze debiteuren’ op tijd herkennen. Dit kun je zelf bijhouden via Excel of een boekhoudprogramma, maar dat kost uiteraard wel tijd. Je kunt er daarom ook voor kiezen om je financiële administratie en debiteurenbeheer geheel uit te besteden aan aan administratiekantoor. In de volgende alinea de verschillende voordelen hiervan.
De voordelen van je debiteurenbeheer uitbesteden aan een administratiekantoor
Bij een administratiekantoor werken verschillende specialisten die je verder kunnen helpen per onderdeel van de administratie. Zo is er ook een financieel adviseur of accountant, die het debiteurenbeheer van je over kan nemen.
Op die manier weet je zeker dat je facturen zo snel mogelijk de deur uit gaan en klanten hun betalingsverplichting nakomen. Hieronder zie je vier voordelen van het laten verzorgen van je debiteurenbeheer door een administratiekantoor.
- Je hoeft niet zelf achter facturen aan: Dat je niet zelf achter je betalingen aan moet scheelt een hoop stress. Bovendien vinden ondernemers dit vaak vervelend en willen ze hun klanten niet te veel opjagen. Als een administratiebureau dit overneemt maak je gebruik van een tussenschakel en worden herinneringen geautomatiseerd wanneer de uiterlijke datum is verstreken, zo hoef je dus niet zelf een streng betalingsbeleid uit te voeren.
- Betalingsachterstanden worden volgens de standaardprocedure opgelost: Een specialist van een administratiekantoor weet precies wat de procedure is voor te laat betalen. Zij zijn op de hoogte van de wetten en regelgevingen omtrent betalingsplicht. Daarom weten ze precies wat de termijnen zijn en wanneer het nodig is om een incassobureau in te schakelen. (na 30 dagen.) Dit komt professioneel over naar je klanten omdat je passende actie onderneemt wanneer er niet wordt betaald.
- Gemakkelijker boekhouden: Via handige tools en overzichtelijke boekhoudsystemen kun jij uiteraard ook inzicht krijgen tot je debiteurenbeheer. Zo kun je in een aantal kliks zien welke betalingen er binnen zijn gekomen en heb je alles opgeslagen in een programma. Dat is een stuk eenvoudiger dan wanneer je zelf handmatig alles moet invoeren of schriftelijk zou moeten bijhouden.
- Snellere betalingen: Een correct en strikt betalingsbeleid met behulp van een professional zorgt voor snellere betalingen. Een boekhouder weet precies hoe je zo snel mogelijk een factuur betaald kan krijgen.
